Checklist: el teléfono de tu hotel antes de la temporada alta

Antes de la temporada revisas las habitaciones, la piscina y la carta. Casi nadie revisa el teléfono, que es por donde entra una de cada tres reservas directas. Diez comprobaciones, diez minutos.

1. Llama a tu propio hotel un domingo a las 23:00

Desde otro móvil. ¿Contesta alguien? ¿Salta un buzón? ¿Suena hasta cortarse? Lo que oigas es lo que oye el huésped.

2. Comprueba el desvío

Marca *#21# (desvío incondicional) y *#61# (si no contesta) desde el fijo. Si hay un desvío antiguo a un móvil que ya no usa nadie, quítalo con ##21# y ##61#. Todos los códigos, por operadora.

3. Decide quién coge fuera de horario

Escríbelo: de 22:00 a 8:00 contesta ___. Si la respuesta es "nadie" o "el móvil del dueño", ya sabes dónde se pierden las reservas.

4. Actualiza el mensaje del buzón

Horario real, web, y una frase que invite a reservar por otra vía. Mejor aún: que no haya buzón y conteste alguien.

5. Prepara las cinco respuestas de siempre

Precio orientativo por temporada, qué incluye, hora límite de llegada, parking y mascotas. Que cualquiera que coja el teléfono las tenga delante. Si usas una recepcionista con IA, son las cinco primeras cosas que le cuentas.

6. Idiomas

Haz la lista de los idiomas de tus huéspedes del año pasado (mira las reservas). Si hay más de dos y en recepción se habla uno, hay un agujero.

7. Un solo sitio donde llegan las reservas por teléfono

WhatsApp del hotel, email de reservas o el PMS. No en un post-it. Cada reserva por teléfono debería quedar escrita con nombre, fechas, personas y teléfono en menos de un minuto.

8. Quién confirma y cuándo

Si la reserva la toma otra persona (o la IA), alguien tiene que confirmar precio y disponibilidad. Fija un plazo: menos de una hora en temporada.

9. Prueba de llamadas simultáneas

Pide a dos personas que llamen a la vez. Si la segunda oye ocupado, en agosto lo oirán diez al día.

10. Mide

Una semana contando llamadas perdidas (el fijo las registra). Multiplica por tu ticket medio y por 0,3. Ese es el dinero que se va cada semana por no contestar.

Si quieres saltarte la lista

Una recepcionista con IA resuelve del punto 3 al 9 de golpe: contesta siempre, en el idioma del huésped, con tus respuestas, deja la reserva por escrito y te avisa. Se activa en dos minutos y se prueba gratis 14 días.