Recepcionista virtual, contestador o centralita: qué elegir

Cuando un hotel pequeño busca "recepcionista virtual" en Google, encuentra tres cosas distintas con el mismo nombre. Conviene separarlas antes de pagar.

1. El contestador (y el buzón de voz)

Graba un mensaje. El huésped lo escucha y, en el mejor de los casos, deja otro. Nadie reserva hablándole a una máquina que no responde. Coste: 0 €. Sirve para: decir a qué hora abres. No sirve para: vender una habitación.

2. La centralita virtual (IVR)

"Pulse 1 para reservas, 2 para recepción…". Redirige llamadas a móviles o extensiones y pone música en espera. Útil en un hotel con departamentos; en uno de 20 habitaciones, solo añade un menú antes de que no conteste nadie. Coste: 10 a 40 € al mes más las líneas. Sirve para: repartir llamadas entre varias personas. No sirve para: atender cuando no hay ninguna.

3. La recepcionista virtual humana (call center)

Personas en una oficina que contestan por varios negocios a la vez con un guion. Funciona, pero no conocen tu hotel, cobran por llamada o por minuto y suelen cubrir horario de oficina. Coste: 400 a 900 € al mes más extras. Sirve para: despachos y clínicas. Para un hotel: el huésped nota el guion y las noches no suelen estar cubiertas.

4. La recepcionista con inteligencia artificial

Contesta al primer tono, a cualquier hora, en el idioma del que llama, con la información que tú le has dado. Toma la reserva completa, responde lo de siempre, pasa a una persona si hace falta y te envía cada llamada por escrito. Coste: desde 99 € al mes. Sirve para: hoteles de 5 a 80 habitaciones sin recepción de noche o con una persona sola. Límite: no confirma precios ni disponibilidad si no la conectas al motor de reservas; hasta entonces, toma nota y tú confirmas.

Comparativa rápida

	Contestador	Centralita	Call center	IA
Contesta de noche	Graba	Redirige	A veces	Siempre
Toma la reserva	No	No	Sí, con guion	Sí, con tus datos
Idiomas	Uno	Uno	2 – 3	Más de 70
Llamadas a la vez	1	Varias	Según contrato	10
Coste mensual	0 €	10 – 40 €	400 – 900 €	99 – 449 €

Qué elegir

• Si tienes recepción 24 h con personal: centralita, para repartir.
• Si cierras de noche o eres una o dos personas: recepcionista con IA, y desvías solo fuera de horario.
• Si no quieres que nadie conteste: contestador. Pero entonces no te quejes de Booking.